Se préparer pour la vente de sa pratique

Typiquement, nos clients nous demandent quelles mesures ils devraient prendre pour préparer leur cabinet pour la vente. La sagesse commune suggère qu’un peu de planification peut générer de grands résultats si le propriétaire d’une pratique est engagé dans le processus de planification de la relève. Même si vous envisagez de vendre à l’intérieur d’un an, les étapes suivantes, si implantées, peuvent générer un prix de vente plus élevé et une transition plus souple.

1. Confirmez vos options de renouvellement de bail
La plupart des baux contiennent une option de renouvellement à la fin de la durée du bail, mais le locataire doit confirmer la présence d’une telle option sinon il risque de vivre l’expérience suivante:
Le locataire n’avait pas remarqué que le bailleur avait volontairement supprimé la clause de renouvellement du bail. Le bureau était situé dans un endroit idéal et la relocalisation du cabinet était très certainement nuisible à son intérêt futur. Le dentiste avait néanmoins mise en vente son cabinet mais n’avait pas encore approché le bailleur pour régler la question de l’option de renouvellement. Une offre fut présentée sous condition que le bailleur confirme, par écrit, que le bail puisse être renouvelé. Suite à des longs délais, à des coûts supplémentaires et à une grande frustration vécue par les parties impliquées, ce fut accompli. Cette circonstance aggravante aurait pu être facilement évitée si notre client avait soigneusement examiné le premier bail qu’il avait signé (cinq ans plus tôt) – une tâche facile et relativement peu coûteuse. Dans le cas où le bailleur n’aurait pas été aussi coopératif, cette situation aurait pu s’avérer beaucoup plus couteuse et aurait possiblement empêché une vente. Les acheteurs d’aujourd’hui (ou plus souvent, leurs banquiers) exigent le droit de rester dans les locaux existants pour un minimum de sept ou huit ans. Les banques sont réticentes à financer la vente d’une pratique si le cabinet doit être relocalisé à court préavis. Si votre bail ne comprend pas des options de renouvellement adéquates, contactez votre propriétaire et demandez une confirmation écrite de même. Il est à votre avantage de consulter votre évaluateur ou votre avocat avant de le faire.

2. Préparer vos dossiers financiers
La plupart des pratiques utilisent un logiciel informatique qui permet de suivre les statistiques de production chaque mois. Cependant, nous constatons que certains de nos clients ne sont pas familiers avec leur logiciel et n’ont pas à portée de la main des systèmes de reporting adéquats pour connaître leurs revenus, les heures travaillées et les différentes procédures effectuées ou même les patients référés. Les acheteurs souhaitent comprendre le caractère unique d’une pratique et peuvent souvent demander pour une analyse des procédures afin de déterminer si leurs compétences sont compatibles avec celles du propriétaire. Si vous ne disposez pas de système informatisé (oui, environ 20 à 30 pour cent des cabinets dentaires utilisent des systèmes manuels), je vous suggère de conserver les feuilles de jour pendant au moins six mois afin de démontrer vos protocoles de rendez-vous et les procédures prévues dans votre pratique.

3. Protégez votre pratique du détournement de fonds
Malheureusement, une tendance croissante dans le monde des affaires est la fraude en entreprise. Alors que les dentistes ne sont généralement pas victimes de ce crime en comparaison avec les commerces de détails, il est évident que de plus en plus, le personnel découvre des façons d’exploiter les faiblesses inhérentes aux systèmes de gestion au sein d’une pratique dentaire. Des employés de longue date et de confiance ont été impliqués dans des cas de fraude sérieux. Le détournement de fonds causé par un employé au sein d’une pratique dentaire semble être une tendance croissante – circonstance qui peut nuire à la valeur de votre achalandage. Voici quelques façons de rendre votre pratique moins vulnérable aux malfaiteurs:
• Demandez une copie du rapport de fin de journée et comparez-le à vos factures et à vos dépôts
• Comparez la facturation journalière aux rendez-vous de vos patients
• Examinez le carnet de dépôt pour les chèques reçus et comparez-les aux bordereaux de dépôt bancaires et/ou aux entrées informatiques
• Examinez au hasard les dossiers des patients et comparez les procédures ci-inscrites avec celles trouvées dans le grand livre du patient
• Les rapports de fin de journée peuvent être modifiées à tout moment – faites un recoupement avec les rapports de fin de mois afin de vérifier qu’il n’a pas eu d’antidatage ou d’extourne effectué.

L’arrivée de logiciels sophistiqués a par défaut fourni aux malfaiteurs un moyen complexe pour masquer ou effacer des données et faciliter l’acte de fraude commis par le personnel. À leur crédit, les grands fournisseurs de logiciels ont actualisé leurs programmes pour empêcher la modification de données financières, mais ils ne sont tout de même pas infaillibles. Tout dentiste qui ne sait pas comment utiliser son logiciel dentaire est susceptible à la fraude. Pour protéger votre investissement, pensez à embaucher un expert-conseil en détournement de fonds. L’entreprise canadienne Prosperident peut vous aider ( www.prosperident.com).

4. Étudiez et actualisez vos contrats et vos accords
Les acheteurs exigent des détails précis sur les contrats que vous avez mis en place. Demandez à votre associé (s), partenaire (s), bailleur et autres fournisseurs de vous fournir une version récente ou une copie de votre contrat (s). Nous recevons souvent des copies de contrats importants qui ne sont pas signés, à jour, datés ou valides. Le propriétaire a joui d’une relation de travail positive avec l’autre partie pendant de nombreuses années et personne n’a pensé à revoir l’accord pour être sûr qu’il reflète fidèlement la relation actuelle. Les avocats, les comptables et les banquiers sont de plus en plus sceptiques et donc, quant aux intérêts de leur clients, plus méfiants. Ils ne profitent pas des bénéfices qu’offrent la familiarité et la confiance que vous vivez avec vos fournisseurs et vos autres parties. Des contrats désuets peuvent réduire considérablement le prix de vente d’un cabinet, et, dans certains cas, ils peuvent même empêcher une vente.

5. Consultez votre comptable à propos de votre incorporation
La grande majorité des dentistes qui vendent aujourd’hui s’incorporent avant, et nous sommes parfois surpris de découvrir que nos clients n’ont pas eu cette discussion avec leurs conseillers de confiance. Bien que nous sommes très familiers avec les avantages et les inconvénients de l’incorporation professionnelle pour les dentistes, votre comptable est l’expert et la meilleure personne pour évaluer votre situation particulière. L’incorporation peut fournir des économies d’impôt substantielles à un dentiste.

Dentiste de l’Ontario – Mars