Many readers will recall(1) that I am continually asking the question: “What does dental practice management (DPM) mean to you?” I receive many answers, from many people; and have noticed that, while there are common themes, hardly any two descriptions are alike. Despite trying, I am myself unable to come up with a succinct, one-size-fits-all definition.

Over the years, I have suggested what I think being proficient at practice management is not(2). Namely, it is not about being an adherent to the latest ‘guru’ on the speaker’s circuit, determining the current ‘profit centre’ in one’s practice and exploiting it to one’s financial gain. Rather, I think it is about achieving a comfortable and fulfilling balance between giving one’s patients the best care possible, in the most professional manner while making efficient use of time and other resources, all the while maintaining an empowered and loyal team of office personnel, and frequently taking the time to enjoy one’s friends and family, and to smell the roses.

Further to anyone’s discussion of what DPM proficiency is, or is not, will be the realization that there are many variables that can be examined which influence one’s success. It will also come as no surprise that there are a wide range of beliefs as to which of these variables are ‘first’ choices (i.e., those determinants which are the most important to the success of a practice). After all, we all measure success differently.

Stepping outside of our own profession for a quick look around affirms that other business owners define success in a myriad of ways too(3). While the accumulation of wealth does it for some, things like career prestige, the satisfaction of working on one’s own, good health and debt retirement do it for others. Common to most entrepreneurs’ achievement of success however is in the attainment of their goals. The key word here is THEIR goals; not someone else’s, or some industry standard.

Many practice owners I know want to work more efficiently, with less stress, and be happier, as part of a team, so they can go day-to-day enjoying the smell of those proverbial roses. I also know of many dentists who seek to achieve these goals at the expense of taking more time off, or a lower net income, or with higher staff wages, etc. Are these practitioners wrong for espousing this approach to DPM? Clearly, not. They are reaching for success through their definition of it (keep in mind however that even these self-set goals do have to be realistic and achievable, otherwise the resulting stress from potentially not meeting them can be worse than that induced through having no goals at all).

Unfortunately, consultants offering their assistance to dentists with the business management of their practices often use the approach that something is wrong, or that the dentist is unequal to their peers with respect to some easily measured variable (i.e., gross production, or number of days off, or how many crowns they do). As a result, many practitioners do not avail themselves of DPM services because of a reluctance to admit that they need some help.

A recent article in the Journal of the American Dental Association corroborated this sentiment when it discussed the ramifications to health care practitioners of their being embarrassed by the very thought of seeking professional help (especially with respect to depression, anxiety and stress)(4). The authors reported that nearly 2 out of every 5 dentists surveyed were ‘always’ or ‘frequently’ worried or anxious, and that more than one-third were ‘always’ or ‘frequently’ physically or emotionally exhausted.

I suspect that managing these symptoms of stress, through an investigation of the underlying cause(s), would be of great interest to these health care providers. And I don’t think I’d be taking too much of a risk in suggesting that their definitions of practice management success probably did not have the goals of making more money and/or treating more patients as common themes.

In the past years I have frequently, and enjoyably, found myself playing the role of an empathetic ‘ear’. I have listened to dentists who are at all stages of their careers; dentists who have asked me what they should do next, or what they should do about ‘this’ or ‘that’ concern. I have quickly come to realize that not every dentist wants to grow their practice, to have a bigger bottom line, or to lower their expenses to sometimes unachievable levels. Their commentaries have reaffirmed the tenet that life is about balance. When looking beyond dentistry’s boundaries once again I recently marvelled at a 20 page insert in the Investment Executive journal touting the benefits to financial services professionals of taking a balanced approach to life; achieved through leisure diversions, goal setting, community involvement and the like(5).

As a result of my observations and efforts, I have adopted an approach using goals and objectives setting in my initial contact with clients. It is a great way to start, and sometimes the mere articulation of ones goals is all it takes. To request a copy of this simple, 4 page work book, please contact me at (902) 657 1175 or jeff@roicorp.com. Accept my invitation to schedule a confidential discussion on the practice (or life) issues that are the most meaningful to you. Only then can I help define exactly what success means – to you.

Nova Scotia Dentist – May 2005

Une autre raison de faire évaluer votre cabinet dentaire

Combien d’entre nous connaissent la devise des scouts et des guides « Sois prêt! »? Bien que nos jours dans les scouts et les guides soient depuis longtemps révolus, la devise selon laquelle il vaut mieux être prêt s’applique plus que jamais auparavant à plusieurs aspects de la vie professionnelle et personnelle des adultes.

Les conseillers en planification financière nous suggèrent de planifier notre retraite dès la fin de nos études. Les avocats nous avisent de rédiger un testament lorsque nous nous marions, ou même avant. Les administrations publiques nous recommandent d’obtenir une procuration relative à nos biens immobiliers et nos affaires financières dès que nous possédons des actifs d’une certaine valeur. Pour leur part, les médecins nous recommandent d’acquérir une procuration relative à nos soins de santé personnels très tôt dans la vie.

Qu’en est-il alors de votre cabinet dentaire, qui peut constituer l’un des plus importants investissements que vous ferez dans le cadre de votre carrière de dentiste? Ne serait-il pas sage d’envisager de le faire évaluer dès que possible après avoir bâti une clientèle substantielle et acquis du matériel dentaire et de l’équipement de bureau en grande quantité? En nous fondant sur notre expérience auprès de dentistes qui ont attendu à la dernière minute pour faire évaluer leur cabinet (c’est-à-dire, juste avant la retraite, des changements de plan à l’issu d’une maladie ou d’un décès, la vente de leur cabinet à un associé, etc.), nous constatons que le vendeur et l’acheteur auraient été mieux servis s’ils avaient eu accès à une évaluation effectuée plus tôt. Il leur aurait suffi de demander une mise à jour de l’évaluation en cas de changements majeurs survenus depuis.

But d’une évaluation

En plus de faciliter la planification bien avant l’année de retraite prévue ou une détérioration de la santé sans signes précurseurs, une évaluation peut être utile pour :

1. Aider à obtenir un financement bancaire, un emprunt ou un bail;
2. Déterminer la répartition et la classification des impôts à des fins fiscales.
3. Aider les tribunaux à attribuer les valeurs au cours de litiges;
4. Obtenir l’opinion de comptables dans le cadre de la planification financière;
5. Permettre l’enregistrement et la consignation des instruments comme garantie pour les prêts, les baux et les hypothèques;
6. Déterminer la juste valeur marchande de votre cabinet dentaire et aider à fixer un prix de vente, le cas échéant;
7. Fournir aux personnes concernées les informations financières et juridiques nécessaires.

Avantages d’une évaluation professionnelle

Contrairement à la vente de cabinets dentaires qui ne peut être effectuée que par des personnes compétentes inscrites (ou un avocat agissant à leur nom) en vertu de la Loi sur le courtage commercial et immobilier, n’importe qui, vous inclus, peut réaliser
des évaluations de cabinets dentaires en se fondant sur un minimum de renseignements. Cependant, puisque le rapport d’évaluation peut servir de document factuel de base pour résoudre une multitude de questions d’ordre financier et juridique, une évaluation professionnelle doit être envisagée pour plusieurs raisons :

1. La détermination, la documentation et l’évaluation des divers facteurs d’achalandage, ainsi que la consignation exacte de tous les détails relatifs aux principaux actifs (c’est-à-dire le fabricant, la valeur, le numéro de série, l’âge et l’état) exigent de nombreuses heures de travail.

2. Les frais d’évaluation sont déductibles du revenu imposable. Ainsi, si vous comparez les revenus que vous perdriez en essayant d’obtenir vous-même tous ces renseignements aux coûts après impôt d’un rapport produit par un évaluateur professionnel, vous constaterez qu’il est plus judicieux de choisir la deuxième option.

3. L’évaluation d’un cabinet dentaire est un processus extrêmement complexe qui nécessite une formation spécialisée et une expérience spécifique. Sans ces compétences et connaissances, l’évaluation peut être un exercice très frustrant (sans mentionner qu’elle peut mener à des résultats erronés).

4. L’accréditation et les normes d’un évaluateur professionnel qui n’est impliqué dans aucun conflit d’intérêts assurent au dentiste un travail de qualité entièrement confidentiel.

Contenu de l’évaluation

Le rapport d’évaluation d’un cabinet dentaire comporte habituellement plus de 50 pages, incluant les annexes et les photos. Il fournit les renseignements suivants :

1. Une description détaillée et complète du cabinet, des types de traitements, des patients, des frais, des systèmes et du personnel;
2. L’emplacement des installations, les plans, les options, les renouvellements et les restrictions relatives au bail et les données démographiques de la région;
3. Les états financiers, les dépenses, l’analyse et le flux de caisse du cabinet dentaire et de la société de gestion;
4. Un registre de tous les actifs, des améliorations locatives, du mobilier clinique et de bureau, des instruments, du matériel, du passif et des comptes clients;
5. Les détails relatifs à tous les principaux actifs, y compris l’âge approximatif, l’état, le fabricant, le numéro de série, le prix marchand et le prix de remplacement;
6. Le calcul de l’achalandage et la comparaison à d’autres cabinets sur le marché, avec justification à l’appui.

Conclusion

L’évaluation d’un cabinet dentaire constitue une opinion sur sa juste valeur et a pour objectif de fournir et de consigner tous les renseignements cités précédemment. Il est essentiel que cette opinion soit fondée sur l’analyse comparative des ventes de pleine concurrence, avec justification à l’appui.

Plusieurs évaluateurs professionnels offrent leurs services aux cabinets dentaires. Lorsque viendra le temps pour vous de faire un choix, n’oubliez pas que la valeur d’une évaluation dépend des compétences de l’évaluateur et de l’exactitude et de la minutie de son travail.

Tout compte fait, une évaluation de votre cabinet dentaire devrait être effectuée bien avant qu’elle ne devienne visiblement nécessaire, au même titre qu’un testament ou qu’une procuration. Comme c’est souvent le cas dans notre vie professionnelle et personnelle, « sois prêt » est une excellente devise à adopter.